Esta ferramenta é muito útil num certo número de casos. Por exemplo, para programar o período de férias de seus funcionários ou controlar os gastos corporativos, limitando os valores para as comissões de vendas, entre outras possibilidades.
Como criar um menu suspenso no Microsoft Excel
Para executar esta tarefa, você precisará de pelo menos duas planilhas abertas na sua pasta do Excel: uma planilha e uma página em branco onde você preencherá suas listas suspensas.
A primeira coisa a ser feita é criar a lista. Para isso, vá até a página em branco e selecione os itens que você deseja incluir na sua lista drop down na coluna A. A lista pode ser do tamanho que você quiser e pode incluir qualquer tipo de informação. Algumas das entradas mais comuns são Sim/Não (muitas vezes abreviado, tipo S/N), valores numéricos e datas do calendário. Em seguida, volte para a sua planilha e clique na célula ou células que deseja validar. Em seguida, vá para a aba Dados e procure a opção Validação de dados na seção do mesmo nome:
Em seguida, vá em Configurações > Permitir. Selecione a opção Lista no menu suspenso:
Volte para a sua planilha e selecione todas as células nas quais você deseja aplicar a regra de validação. O campo Fonte na caixa de diálogo gravará, automaticamente, os itens conforme você for selecionando. Saiba que se você quiser adicionar ou remover um item da sua lista, o Excel atualizará a validação de dados:
Verifique se a opção Célula com lista suspensa está ativada para ver o menu suspenso ao lado da mesma. Ao terminar, clique em Ok.
Agora, a sua lista drop down deve aparecer nas células indicadas da sua planilha. Para verificar a validação de dados, tente introduzir dados válidos e inválidos nas células. Os dados válidos deverão ser registradas corretamente, enquanto que os dados inválidos (informação não incluída na lista) deverão retornar uma mensagem de erro.
fonte http://br.ccm.net/faq/
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